Politique de confidentialité de Staylo
Dernière mise à jour : [À COMPLÉTER : date de publication]
Cette page explique comment Hibook, l'éditeur de Staylo, traite vos données personnelles quand vous visitez notre site, demandez une démonstration, contactez notre équipe ou utilisez un compte Staylo.
Elle ne concerne pas les données de vos clients voyageurs : pour ces données, l'hôtel est responsable et Staylo n'agit que pour son compte. Si vous avez séjourné dans un hôtel qui utilise Staylo, lisez la politique de confidentialité de cet hôtel (voir la partie 10).
1. Qui est responsable
- Éditeur : Hibook ([À COMPLÉTER : raison sociale de Hibook], [À COMPLÉTER : forme juridique], capital [À COMPLÉTER : capital social]) (marque : Staylo)
- SIREN : [À COMPLÉTER : SIREN]
- Siège : [À COMPLÉTER : adresse du siège]
- Contact pour vos données : [À COMPLÉTER : e-mail dédié à la protection des données ou nom du référent]
2. Ce que nous faisons de vos données
| Situation | Données | Pourquoi | Base légale | Durée |
|---|---|---|---|---|
| Vous visitez le site vitrine | Adresse IP et données techniques de connexion (journaux du serveur) ; cookie de session technique sur la page de demande de démo | Faire fonctionner et sécuriser le site | Intérêt légitime (sécurité) | Journaux d'accès du serveur : durée fixée par l'hébergeur [À COMPLÉTER : à confirmer] |
| Vous demandez une démonstration | Nom, société, e-mail, téléphone, commentaire libre ; un score interne de qualification de la demande (indiqué sur le formulaire) | Répondre à votre demande, vous présenter le produit | Mesures précontractuelles à votre demande, puis intérêt légitime pour le suivi commercial entre professionnels | 3 ans après le dernier contact |
| Vous écrivez via le formulaire de contact | Nom, e-mail, message | Vous répondre | Intérêt légitime | 3 ans après le dernier contact [À COMPLÉTER : durée reprise de celle des demandes de démonstration, à faire confirmer] |
| Vous créez un compte hôtel | Nom, e-mail, mot de passe (stocké haché), société, identifiants de l'établissement, droits des membres de l'équipe ; acceptation des CGU/CGV et de l'accord de sous-traitance (texte et version acceptés, date, adresse IP hachée) | Fournir le service, gérer le compte, prouver l'acceptation | Exécution du contrat | Pendant le contrat, puis suppression selon la procédure de fin de contrat (export, puis suppression sous 30 jours) |
| Vous utilisez la double authentification | Secret de la double authentification (stocké chiffré), appareils mobiles enregistrés (libellé, dates) | Sécuriser votre compte | Intérêt légitime (sécurité) ; exécution du contrat | Pendant le contrat ; jeton d'un appareil mobile : 90 jours au plus, sans prolongation |
| Vous vous connectez à Staylo | E-mail saisi (remplacé par une empreinte non réversible si le compte n'existe pas), adresse IP, date, résultat de la connexion ; empreinte non réversible des adresses de connexion déjà vues pour votre compte | Sécurité, détection d'intrusion | Intérêt légitime | 12 mois |
| Vous agissez dans le service | Journal d'audit : votre e-mail, l'action, la date, signature chaînée de chaque ligne | Sécurité, preuve en cas de litige | Intérêt légitime | 12 mois |
| Un événement de sécurité vous concerne | Alertes de sécurité (par exemple connexion depuis une adresse jamais vue) ; registre des violations de données | Détecter et traiter les incidents, respecter l'article 33 du RGPD | Intérêt légitime ; obligation légale | Alertes : les 500 dernières ; registre des violations : [À COMPLÉTER : durée à fixer avec l'avocat] |
| Vous souscrivez un abonnement | Identité du client, adresse de facturation, montants, références de paiement | Facturer, respecter nos obligations comptables | Exécution du contrat et obligation légale | Factures : 10 ans |
| Vous contactez le support | Nom, e-mail, sujet, messages, pièces jointes, navigateur utilisé, page où vous étiez | Traiter votre demande | Exécution du contrat | Tickets : 24 mois après la dernière activité d'un ticket clos ; pièces jointes : 72 heures |
| Vous demandez l'exercice d'un droit | E-mail et type de demande, puis empreinte non réversible de l'e-mail | Répondre à votre demande, prouver la réponse | Obligation légale | Demandes traitées : 36 mois |
| Vous achetez un nom de domaine ou une boîte e-mail via Staylo | Nom du domaine, titulaire, identifiants de la boîte | Fournir le service commandé | Exécution du contrat | Pendant le contrat |
Nous n'utilisons pas vos données pour de la prospection auprès de tiers et nous ne les vendons pas. Si vous êtes un professionnel et que vous nous avez contactés, nous pouvons vous écrire à propos de Staylo ; chaque message propose de dire non, et vous pouvez vous y opposer à tout moment.
3. Qui reçoit vos données
- Les personnes d'Hibook qui en ont besoin pour leur mission (équipe commerciale, support).
- Notre prestataire de développement et d'exploitation, ADRD Consulting, qui intervient sur le service pour notre compte (maintenance, support technique), dans le cadre d'un accord de sous-traitance.
- Nos autres prestataires techniques, qui agissent pour notre compte : hébergement ([À COMPLÉTER : hébergeur] : [À COMPLÉTER : formule d'hébergement (mutualisé ou VPS) et localisation du centre de données]), envoi d'e-mails ([À COMPLÉTER : fournisseur SMTP de la plateforme]), paiement des abonnements (Stripe), alertes de sécurité internes (Telegram : adresse e-mail masquée, aucun contenu de voyageur), anti-robot (Cloudflare Turnstile, si activé). La liste à jour est publiée sur la page Sous-traitants.
- Les autorités, si la loi nous y oblige.
4. Transferts hors de l'Union européenne
Certains prestataires ci-dessus peuvent traiter des données hors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Dans ce cas nous nous appuyons sur une décision d'adéquation (par exemple le Data Privacy Framework) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. [À COMPLÉTER : pour chaque prestataire, mécanisme vérifié. Tant que ce n'est pas vérifié, ne publier que la phrase « certains prestataires peuvent traiter des données hors UE » sans nommer de mécanisme.] Vous pouvez demander une copie des garanties en écrivant à l'adresse de contact.
5. Cookies et traceurs
- Site vitrine : nous n'avons identifié aucun outil de mesure d'audience ni aucun traceur publicitaire dans le code du site. La page de demande de démo utilise un cookie de session technique, nécessaire au fonctionnement du formulaire, qui ne demande pas de consentement.
- Ressources chargées depuis d'autres serveurs : aucune. Les polices, feuilles de style et scripts des pages du site vitrine, de la demande de démonstration et de ces pages légales sont servis par notre propre hébergement ; votre adresse IP n'est transmise à aucun tiers pour afficher ces pages.
- Application Staylo (compte hôtel) : uniquement des cookies techniques (session, préférence de langue, vue du calendrier). Aucun traceur publicitaire.
6. Sécurité
Nous protégeons vos données par des mesures adaptées : mots de passe hachés (bcrypt), double authentification obligatoire pour les comptes de notre plateforme et pour les administrateurs d'hôtel (sans délai de grâce depuis le 14/11/2026), sans code de secours, limitation des tentatives de connexion, cloisonnement entre hôtels, chiffrement des pièces d'identité et des signatures dans le check-in (pour les nouveaux téléversements depuis le 14/11/2026 ; les anciennes pièces ne sont pas encore chiffrées), journal des actions chaîné, alertes de sécurité (envoi réel non testé), sauvegardes quotidiennes chiffrées conservées 30 jours (copie chiffrée hors serveur non configurée à ce jour), purge automatique des données arrivées au terme de leur durée de conservation (déployée et activée le 14/11/2026). Aucune mesure ne garantit une sécurité absolue : nous ne promettons pas l'absence d'incident, et nous le signalerions aux personnes et à la CNIL dans les conditions de la loi. Notre procédure de violation de données est décrite dans nos documents internes.
7. Vos droits
Vous pouvez demander : - l'accès à vos données et une copie ; - leur rectification ; - leur effacement ; - la limitation du traitement ; - la portabilité de celles que vous nous avez fournies ; - vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, notamment à la prospection ; - de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Écrivez à [À COMPLÉTER : e-mail dédié à la protection des données ou nom du référent] en précisant votre demande. Nous pouvons vous demander un justificatif si un doute existe sur votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois (prolongeable de deux mois pour une demande complexe, avec information de notre part). La réponse est gratuite, sauf demande manifestement abusive.
Certaines données doivent être conservées malgré une demande d'effacement, par exemple les factures (10 ans). Nous vous l'indiquons alors dans notre réponse.
8. Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
9. Ce qui est obligatoire ou facultatif
Les champs marqués d'un astérisque sur nos formulaires sont nécessaires pour traiter votre demande. Sans eux, nous ne pouvons pas vous répondre ni ouvrir de compte. Les autres champs sont facultatifs.
10. Vous avez séjourné dans un hôtel qui utilise Staylo
L'hôtel décide de l'usage de vos données et en est responsable. Staylo les conserve et les traite uniquement pour son compte. Pour exercer vos droits, utilisez d'abord la page « Mes données personnelles » de l'hôtel ou écrivez-lui (ses coordonnées figurent sur son site et dans sa politique de confidentialité). Si vous nous écrivez, nous transmettrons votre demande à l'hôtel concerné et nous vous le confirmerons.
11. Modifications
Nous mettons cette page à jour quand nos pratiques changent. La date en haut indique la dernière version. Les changements importants sont annoncés aux titulaires d'un compte par e-mail.